Acuerdo de permanencia en el hotel
En primer lugar, ¿qué significa el desgaste en términos de contratación hotelera? En este artículo nos centraremos exclusivamente en el abandono de habitaciones y no en el abandono de alimentos y bebidas. Por lo general, el desgaste de la comida y la bebida estará en consonancia con el desgaste de las habitaciones. Puede encontrar un ejemplo al final de este artículo. La forma más sencilla de entender el desgaste es que los hoteles tienen derecho a cobrar una penalización si el evento real utiliza menos habitaciones de las reservadas originalmente en el contrato del hotel. El contrato del hotel incluirá una cláusula de desgaste que le indica el número de habitaciones que puede liberar sin penalización. Hay dos cosas a las que hay que prestar atención: el porcentaje o el número real de habitaciones que se pueden liberar y la fecha límite o las fechas específicas en las que deben producirse esas liberaciones. En el caso del desgaste, es imprescindible asegurarse de que el contrato incluya una cláusula que establezca que, si el hotel se agota, el desgaste es nulo y no hay que pagar ninguna penalización. Además, puede pedir el informe diario de recogida del hotel para confirmar cuántas habitaciones había en el inventario que podían venderse (no deben incluirse las habitaciones que están en construcción o que no pueden utilizarse), y cuántas estaban ocupadas.
Modelo de contrato de gestión hotelera
Este servicio está abierto a TODOS los clientes, así que tanto si desea amueblar un hotel entero como si sólo desea comprar una cama de calidad hotelera, tenemos el producto adecuado para usted. Sin un valor mínimo de pedido, podemos suministrar a grandes cadenas hoteleras camas contractuales de tamaño estándar o construidas a medida, o a particulares que sólo buscan recrear el sueño nocturno perfecto que disfrutan en su hotel favorito. Suministramos una gran variedad de camas de contrato adecuadas para el alojamiento de huéspedes y para uso comercial, como casas de huéspedes, B&B, hoteles, alojamientos para estudiantes, albergues y más.
Acuerdo hotelero con la empresa
Los planificadores aceptan con demasiada frecuencia las condiciones de los contratos sin hacer preguntas ni buscar concesiones. Uno de los motivos, según los expertos, es el desprecio por el proceso de negociación, a menudo complicado, que puede implicar posturas, poses, fingimientos y enfrentamientos.
Ser un buen negociador incluye asegurarse de que todos los términos del contrato hotelero son comprensibles. “El mejor consejo que escuché de un experto del sector es que el contrato se redacte con la suficiente claridad como para que pueda ser aplicado por personas que no participen directamente en el proceso de contratación”, afirma Genny Castleberry, directora de contratación de Brightspot Incentives & Events, con sede en Irving (Texas).
Castleberry añade: “El lenguaje debe ser específico y enumerar las fechas, los cálculos y las cantidades para que ambas partes entiendan claramente cualquier responsabilidad. Los hoteles tienden a incluir un lenguaje que sólo les protege a ellos y hace recaer toda la responsabilidad en el cliente. Hay que revisar a fondo todas las cláusulas y asegurarse de que tanto el hotel como el cliente comparten el mismo riesgo”.
Las cláusulas más importantes que hay que aclarar sucintamente son las de desgaste, cancelación y fuerza mayor (actos de Dios). “Como cada una de estas cláusulas tiene repercusiones financieras, mi primer consejo es saber lo que se puede pagar”, dice Joan Eisenstodt, fundadora de la consultora de reuniones Eisenstodt Associates, con sede en Washington DC.
Acuerdo de alojamiento
En nuestros más de 20 años prestando servicios de alojamiento en toda la ciudad, hemos visto nuestra cuota de contratos de hotel. Hemos identificado cinco cláusulas hoteleras que todo planificador de reuniones debería esforzarse por incluir, tanto para protegerse como para maximizar sus bloques de habitaciones.
Los asistentes están más motivados para reservar en el bloque de grupo si se ofrece una tarifa con descuento específicamente para su evento. Al contratar con los hoteles, la única forma en que los organizadores de eventos pueden garantizar que sus tarifas sean las más bajas es incluir una “Cláusula de Tarifa Más Baja” en el contrato del hotel.
Una cláusula de tarifa más baja impide que los hoteles anuncien al público tarifas más bajas durante las fechas contratadas de su bloque de habitaciones. Su proveedor de alojamiento puede entonces supervisar los sitios de reservas de viajes, los sitios directos de los hoteles, etc. para asegurarse de que las tarifas ofrecidas fuera de su bloque contratado no son más bajas que las que usted ofrece a los asistentes. Si se ofrecen tarifas más bajas que las suyas, el hotel debe retirarlas o reducir las tarifas para todos sus huéspedes.
Al igual que las compañías aéreas, los hoteles suelen tener un exceso de reservas, es decir, reservan más habitaciones en una noche determinada que las que tienen disponibles. Si todos los huéspedes reservados se presentan, los hoteles “dejarán escapar” a algunos de sus huéspedes. La inclusión de una fuerte “cláusula de abandono” protegerá a sus asistentes de ser abandonados, o se asegurará de que sean tratados muy bien si lo son.
