Correo electrónico de renovación de contrato
Cuando llega el momento de tramitar la renovación de un contrato con un proveedor o cliente, es recomendable investigar primero. Empiece por revisar su contrato original y busque cualquier cosa que haya quedado obsoleta o que deba ser modificada. Por ejemplo, es posible que quiera aumentar los precios. Una vez que haya completado su investigación, puede enviar una carta oficial ofreciendo un contrato de renovación.
Cree una lista de comprobación para las renovaciones de sus contratos, de modo que no se olvide de nada. Establezca uno o varios recordatorios mucho antes de que llegue el momento de renovar un contrato. Las renovaciones de contratos pueden llevar mucho tiempo, por lo que debes enviar notificaciones de renovación con mucha antelación para que la otra parte tenga tiempo de hacer una revisión exhaustiva. Si hay una renovación automática configurada, el recordatorio debe enviarse al menos 30 días antes de que se active la renovación automática.
Al realizar la revisión de la renovación, hay que tener en cuenta los cambios realizados durante la revisión anterior. ¿Hizo algún cambio en el contrato durante una revisión inicial o durante una revisión intermedia? Asegúrese de que las partes interesadas estén informadas de los cambios anteriores durante las revisiones de renovación. El historial de revisiones de su contrato puede ser beneficioso porque puede proporcionar información sobre las áreas que necesitan ser abordadas.
¿Por qué renovamos el contrato?
¿Por qué es importante la renovación de los contratos? Las renovaciones de contratos son importantes, ya que ofrecen a las empresas la oportunidad de ampliar las relaciones comerciales, renegociar las condiciones de pago y entrega, y abordar cualquier actualización de las circunstancias de cada parte.
¿Una renovación es un nuevo contrato?
1) Restablecimiento voluntario de una relación jurídica creada por un contrato previamente acordado pero caducado. Es decir, la renovación no es una mera prórroga de un contrato anterior, sino que es efectivamente la creación de un nuevo contrato que recrea el contrato anterior y ahora renovado.
¿Cuándo se puede renovar el contrato?
La práctica habitual es iniciar la renovación del contrato al menos 30 días antes de su finalización. Es necesario saber cuándo está a punto de expirar el contrato para poder prepararse adecuadamente e iniciar la renovación antes de que termine el contrato.
Renovación del contrato de los empleados
Para garantizar que su proceso de renovación de contratos se desarrolle sin problemas, le recomendamos que opte por la renovación automática. La renovación automática de los contratos reduce la ralentización de la empresa y su impacto financiero, pero se necesita un flujo de trabajo adecuado para llevar a cabo el proceso.
Una vez que se renueva un contrato, se mantiene el acuerdo previsto en el documento. Pero puedes negociar los términos de un contrato antes de la fecha de renovación si quieres cambiar tu relación comercial.
“Este acuerdo comenzará el [fecha] (la “fecha de entrada en vigor”) y continuará hasta el [fecha] (la “fecha de finalización”) o hasta que cualquiera de las partes notifique por escrito la finalización a la otra parte con un aviso de [número de días]”.
Por ejemplo, una compañía de telefonía móvil renovará automáticamente tu contrato de telefonía móvil si pagas mes a mes. Algunas compañías de telefonía móvil no bajan o suben sus tarifas hasta que usted disuelve el contrato original celebrando uno nuevo por voluntad propia.
Las renovaciones y prórrogas de los contratos suponen la continuación de una asociación comercial, pero una prórroga suele contener exactamente los mismos términos acordados anteriormente. En la mayoría de los casos, no se crea un nuevo contrato.
Diagrama de flujo del proceso de renovación de contratos
Conozca el proceso de renovación de contratos, las mejores prácticas y consejos para el éxito, incluyendo cómo ahorrar tiempo, dinero y una montaña de papeleo estableciendo un sistema para gestionar el depósito de contratos de su pequeña empresa.
Dicen que “todo lo bueno se acaba”, pero cuando se trata de contratos, no es necesario. Todo buen contrato entre dos partes interesadas incluye una fecha de renovación. Es una oportunidad para que ambas partes negocien un nuevo contrato, continúen bajo los términos del contrato existente o se separen del todo. Las necesidades de la empresa pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante que el proceso de renovación del contrato refleje estos cambios.
Muchas pequeñas empresas mantienen un sistema de gestión de contratos para hacer un seguimiento de sus diversos contratos de trabajo, de proveedores y de compras y estar al tanto del proceso de renovación de cada uno de ellos. Cada empresa es diferente, al igual que los distintos tipos de cláusulas y disposiciones de renovación, pero un sistema eficaz incluye:
Si su revisión del contrato identifica cláusulas desfavorables en su contrato actual, márquelas para discutirlas con su equipo y trátelas con el contratista cuando negocie la renovación del contrato.
Carta de renovación del contrato
En la ejecución programada del script de renovación de contratos (R05), las transacciones de renovación se generan automáticamente para los contratos activos que tienen una fecha de renovación prevista que es anterior o igual a la fecha actual.
La SuiteApp de Renovación de Contratos de Software Vertical también le permite generar transacciones de renovación para contratos específicos bajo demanda. La función Renovar ahora le permite renovar contratos sin depender de las preferencias Días antes de la renovación y Restringir al cliente. Esta función admite renovaciones individuales y por lotes. Para más información, consulte Renovar ahora y Renovar ahora: Proceso por lotes.
La transacción de renovación generada se basa en el valor que usted establece en el campo Tipo de transacción a crear en la página Preferencias de renovación de contratos. Puede establecer esta preferencia en Oportunidad, Presupuesto (Estimación) o Pedido de ventas. Si la transacción de renovación es un pedido de ventas, o cuando la oportunidad o estimación de renovación se convierte en pedido de ventas, se crea automáticamente un contrato de renovación con un estado Pendiente. Para obtener información sobre las preferencias de renovación de contratos, consulte Configuración de las preferencias de renovación de contratos.
